Ouvaton pour notre association : pourquoi, comment?

TL;DR : Ouvaton permet à une association de se doter d’outils de collaboration et communication. Quelques pistes pour déployer pas-à-pas ces outils, après avoir déterminé les besoins de notre association.

Contexte

Origine de la démarche

Assez rapidement après la création de notre association, un compte google a été créé pour sa simplicité d’accès (économique, ergonomique et technique) et disposer d’une adresse mail. La solution gDrive a rapidement été utilisée pour capitaliser les premiers documents et faciliter leur édition collaborative.

Pour autant, il ne semblait pas cohérent de poursuivre dans cette voie, tant pour favoriser la maîtrise de nos outils que pour éviter de participer à la réutilisation des données privées à des fins publicitaires.

En parallèle à la mise en place d’outils pour notre organisation interne, dont une page Mobilizon pour organiser nos événements, le besoin de disposer d’une visibilité numérique sous la forme d’un site web est rapidement apparu.

Ce sont ces deux principaux besoins (un site web et une suite collaborative en ligne) qui ont amené à la création d’un système d’information administré par l’association elle-même.

Hébergement

La recherche d’un hébergement s’est orienté vers une solution autant que possible : locale, recourant à des solutions libres, avec un souci de l’impact environnemental des équipements utilisés et de leur consommation.

L’auto-hébergement a été écarté pour assurer un niveau de performances (puissance, débit, support) suffisant pour assurer le confort des utilisateurs (~10 bénévoles actifs) et visiteurs du site web.

La philosophie des CHATONS nous a semblée proche des valeur de l’association mais les deux plus proches CHATONS n’ont pas répondus à nos sollicitations. Après avoir envisagé OVH, notre choix s’est assez rapidement tourné vers Ouvaton, coopérative d’hébergement.

Une période d’essai de 30 jours est proposée qui nous a permis d’ébaucher un projet de système d’information, en préalable au choix définitif de cet hébergeur. Cette étape a également permis de constater la disponibilité et la réactivité de l’assistance proposée.

Au-delà des valeurs portées par la coopérative qui rejoignent celles de notre association, le service proposé est abordable (42€ TTC / an pour le « ticket d’entrée » + 16€ de part sociale), documenté, avec un forum dynamique et une assistance réactive.

Pas-à-pas du déploiement

Acquisition d’un nom de domaine chez OVH

choix de {mondomaine}
[peut-être à remplacer par une acquisition chez Gandi via Ouvaton]

Hébergement web

L’hébergement web est réalisé chez ouvaton.coop
La « plaque de base » donne accès pour 42€ à :

  • 5Go de stockage pour les sites web et base SQL
  • 5Go de stockage pour les courriels
  • 1 base de données MariaDB
  • 1 domaine de listes de diffusion

Liens utiles :

Services proposés : https://ouvaton.coop/la-cooperative/outils-en-partage/
Tarifs : https://ouvaton.coop/hebergement/offre-tarifs/
Inscription : https://ouvaton.coop/hebergement/inscription/
Documentation : https://ouvaton.coop/documentation/

Administration

L’interface d’administration est disponible à : https://ouvadmin.ouvaton.coop/

Domaine d’hébergement

Un seul domaine d’hébergement (sur les 3 possibles avec la plaque de base) est paramétré dans un premier temps, sur la base du domaine acquis chez OVH.

Sous-domaines

Plusieurs sous-domaines ont ensuite été ajoutés :

Modification des serveurs DNS chez OVH

Les domaines d’hébergement d’Ouvaton doivent être résolus par les serveurs DNS d’Ouvaton.
Il convient donc de modifier le paramétrage sur OVH : dans Noms de Domaine / Serveurs DNS, modifier les serveurs DNS d’OVH (dns112.ovh.net et ns112.ovh.net) par ceux d’Ouvaton (ns1.ouvaton.coop, ns2 et ns3).
NB : la procédure sur le manager OVH prévoit un délai de 24h avant que le changement soit effectivement initié.
Il n’est possible de générer les certificats https Let’s Encrypt qu’une fois les DNS pointant vers Ouvaton. Aucune opération utilisateur n’est nécessaire (si ce n’est un ticket d’assistance si la génération ne s’est pas faite).

Domaine et enregistrements dans la base DNS

Le domaine {mondomaie} est déclaré dans le menu Domaines d’Ouvadmin.
Le paramétrage par défaut des enregistrements dans la base DNS sont laissés tels quels

Base de données

Accessible à : https://phpmyadmin.ouvaton.coop/

Site web

Installation de wordpress

  • télécharger localement le contenu de https://wordpress.org/latest.zip et le dézipper
  • déplacer dans /httpdocs à l’aide d’un client FTP
  • ouvrir https://{mondomaine}/readme.html ou même directement https://{mondomaine}/wp-admin/install.php

Configuration des plugins

Ajout des extentions :

  • Contact Form par WPform : paramétrage d’un formulaire de contact pour éviter d’exposer notre adresse email
  • UpdraftPlus : paramétrage et planification d’une sauvegarde hebdomadaire vers notre google drive

Plate-forme collaborative

Installation de Nextcloud

  • Sur Ouvadmin, créer un espace web nuage.{mondomaine}, puis cliquer sur l’icône « paramètres » et lancer l’installation automatique du CMS Nextcloud
  • Recharger la page http://nuage.{mondomaine}/setup-nextcloud.php jusqu’à l’apparition de la mire d’authentification

Initialisation de Nextcloud

Définir un compte admin, puis dérouler les étapes conformément aux paramètres recommandés, dont les paramètres de la base de données.

Configuration de Nextcloud

Administration : configuration du SMTP (indispensable pour permettre la fonctionnalité « mot de passe oublié ») & ajout des groupes (Tout le monde, Bureau & CA élargi),

Utilisateurs : modification du quota par défaut (‹ 100 MB ›) via la roue crantée en bas à gauche de l’écran ‹ Utilisateurs › & ajouts des utilisateurs

Applications : installées par défaut : calendrier, Collabora Online, CODE, Contacts, Mail, Talk, puis ajout de : External Links (pour ajouter des liens dans le menu), Maps (pour géolocaliser les images), Custom menu + Order menu, Deck (Kanban), Jitsi intégration

Masquer certaines apps du menu : dans Administration / Applications, mettre en place l’affichage selon les groupes (se paramètre pour chaque app)

Paramétrages post-installation : Désactivation des en-têtes riches (voir Paramétrage de Nextcloud sur Ouvaton - Bonus avec Français par défaut et économe en espace disque - #10 par MacGyver)

Courriels

Dans Ouvadmin, aller dans Courriels et créer des adresses (contact, président, trésorier, secrétaire). Attention à la longueur du mot de passe !

Voici une première proposition pour un tel pas-à-pas, si c’est utile, n’hésitez pas à partager vos observations pour l’améliorer

François

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Merci François pour ce retour d’expérience.

@Bristow a documenté une Migration depuis OVH vers Ouvaton : ça peut aussi en intéresser certain.e.s !