AG 2022 : Convocation et ouverture du vote en ligne

Cher Coopérateur/Chère Coopératrice,

Vous détenez une ou plusieurs parts sociales de la Coopérative Ouvaton. À ce titre, nous avons le plaisir de vous indiquer que les sociétaires sont convoqués en Assemblée Générale Ordinaire le samedi 11 juin 2022 à 21h, au Domaine de Faris à Mazerolles-du-Razès, afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant :

  • Présentation du rapport moral et financier par la Présidence du Directoire
  • Présentation du rapport du Conseil de Surveillance
  • Approbation des comptes 2021
  • Affectation du résultat
  • Quitus au Directoire et Conseil de Surveillance pour ledit exercice
  • Élection des membres du Conseil de Surveillance
  • Rectificatif et addendum au PV de l’AG du 13 juin 2020
  • Point d’information
  • Questions diverses
  • Pouvoirs pour formalités

Dans l’hypothèse où le quorum ne serait pas atteint suite à cette première convocation, une deuxième assemblée serait convoquée le samedi 18 juin 2022, à 14h. Les votes émis avant le 11 juin 2022 à 21h resteront valables pour l’éventuelle assemblée de seconde convocation.

Vous trouverez tous les documents relatifs à l’Assemblée Générale 2022 statuant sur l’exercice 2021 (documents comptables, rapports, candidatures) sur le site de la Coopérative en https://ouvaton.coop/la-cooperative/assemblees-generales/ag-2022/.
Ils peuvent être discutés sur les forums Ouvaton.

Conformément à la possibilité ouverte par la résolution n°5 adoptée par l’Assemblée Générale du 4 mai 2013, le vote sur les résolutions s’effectuera par scrutin électronique sécurisé (voir modalités plus bas).

Le formulaire de vote en ligne de notre Assemblée Générale est disponible sur https://ag.ouvaton.coop.

Il est accessible dès maintenant et le restera jusqu’au jour de l’Assemblée Générale à 15h.
Nous attirons votre attention sur le fait que vous ne pourrez pas corriger votre vote une fois que vous l’aurez émis.
Vous pouvez prendre le temps de la réflexion, une nouvelle invitation à voter vous sera envoyée dans une semaine, puis quelques jours avant l’assemblée de seconde convocation.

Voici les instructions pour voter :

Quand ils vous seront demandées, saisissez votre numéro de coopérateur et le mot de passe indiqué dans le mail de convocation.

Le vote se déroule en 4 étapes :

  1. Vous devez vous identifier en utilisant votre numéro de coopérateur et le code d’accès donné ci-dessus.
  2. Vous devez compléter le questionnaire avec vos choix.
  3. Vos choix seront affichés, et il vous sera demandé de les confirmer, ou de retourner à l’étape précédente si vous souhaitez modifier votre vote.
  4. Après avoir confirmé vos choix, une clé de contrôle unique vous sera donnée, qui vous permettra de vérifier que votre réponse a été correctement enregistrée. Pour assurer l’anonymat, aucun lien ne sera conservé entre cette clé et vos identifiants d’accès, gardez donc précieusement cette clé.
  5. Une fois que vous aurez voté, vous ne pourrez plus le faire à nouveau.

Merci par avance pour votre participation à ce vote électronique.

Coopérativement,
La Présidence du Directoire

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Voilà les résolutions mises au vote pour notre AG 2022.

Si vous voulez des explications ou échanger au sujet de ces résolutions, n’hésitez pas à nous interroger !

Résolution n°1 :

L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance du rapport de gestion présenté par le Directoire et du rapport du Conseil de Surveillance, approuve les comptes sociaux de l’exercice clos le 31 décembre 2021, tels qu’ils ont été présentés, ainsi que les opérations traduites dans ces comptes et résumées dans ces rapports, et constate que les capitaux propres ne sont pas reconstitués et restent inférieurs à la moitié du capital.

Résolution n°2 :

L’Assemblée Générale, après avoir pris connaissance du rapport de gestion présenté par le Directoire, constate que les comptes font apparaître un bénéfice de 3 627 € et décide de l’affecter en totalité au compte « report à nouveau », le portant à -113 595 €. Elle décide en conséquence de fixer à 5,95 € la valeur de remboursement des parts dont le remboursement a été demandé en 2021.

Résolution n°3 :

L’Assemblée Générale constate la variation du capital au 31 décembre 2021 (+ 4 080 €). Celui-ci s’élève à cette date à 141 072 €.

Résolution n°4 :

L’Assemblée Générale donne, pour l’exercice clos le 31 décembre 2021, quitus entier et sans réserve de l’exécution de leur mandat aux membres du Directoire et du Conseil de Surveillance.

Résolution n°5 :

L’Assemblée Générale donne tous pouvoirs au porteur d’un original du procès-verbal de cette Assemblée signé par le président du Conseil de surveillance ou par le secrétaire de l’Assemblée pour effectuer les formalités nécessaires.

Résolution n°6 :

L’Assemblée Générale décide de consacrer 1% du chiffre d’affaire annuel de la Coopérative à des dons vers des logiciels publiés sous une licence libre et/ou des structures faisant la promotion du logiciel libre, à partir de l’exercice 2022.

Résolution n°7 :

L’Assemblée Générale décide d’allouer tout ou partie du budget prévisionnel communication de l’exercice 2023 à la refonte des logos et de la charte graphique de la Coopérative.

Résolution n°8 :

L’Assemblée Générale accepte l’utilisation par la Coopérative des réseaux sociaux privés et centralisés comme Facebook, Twitter et Linkedin, jusqu’à la date de l’Assemblée Générale organisée en 2025.

Point divers non soumis au vote :

Rectificatif et addendum au PV de l’AG du 13 juin 2020, sur la quatrième résolution « portant sur la décision de ne pas renouveler le mandat de commissaire aux comptes titulaire de la société In Extenso ».

Il est précisé ce jour que le mandat commissaire aux comptes titulaire était détenu par monsieur Stéphane MOREAU de la société In Extenso. Il est précisé aussi que le mandat de la société In Extenso concernait aussi un commissaire aux comptes suppléant, monsieur Lionel TESSON de la même société. En 2020 le mandat du titulaire ayant pris fin, celui du suppléant l’a été aussi : Ouvaton n’avait plus l’obligation d’avoir un commissaire aux comptes suite au relèvement des seuils de l’audit légal obligatoire de la loi « Pacte », le contrat avec la société In Extenso a été résilié.

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Bonjour à toutes et tous !

Tout d’abord, je tiens à faire part de mon admiration pour le boulot accompli depuis un an par le Directoire et le Conseil de Surveillance.
C’est à mon sens remarquable. Il n’était pas du tout acquis, par exemple, que l’exercice serait à nouveau positif financièrement cette année, étant données les dépenses prévues.

Ensuite, mon ressenti/constat est une TRES nette amélioration de la stabilité et de la fiabilité de la plateforme. Les statistiques du nouveau logiciel de suivi de ouvaton.info en témoignent ! GRAND, GRAND merci au Directoire et à notre infogérant Octopuce.

Le rapport du CS est lui aussi très intéressant à lire; il montre les perspectives et relève aussi les difficultés de notre coop. Beau boulot que ce rapport ! Merci ! Il me semble qu’on peut être encore plus optimistes qu’il y a un an pour l’avenir d’Ouvaton ! :wink:
J’ai eu la surprise de trouver mon nom dans le rapport :slight_smile: et je confirme que je suis toujours motivé pour mener à bien ce genre de projet d’un « lieu » de discussion. Avec toutefois une précision: c’est bien un lieu de discussion réservé aux sociétaires qui me semblerait utile voire indispensable (plus qu’un lieu ou moyen de contact entre les sociétaires et le Directoire, dont les membles sont d’ailleurs sociétaires). Lieu que ne sont actuellmeent ni le forum public (c’est expliqué dans le rapport), ni le groupe « projets » dans le quel on peut trouver des non-sociétaires.
En effet, certaines discussions, prises de positions… doivent rester internes à la coop, et non accessibles publiquement.

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Implication des sociétaires:
Depuis 1 an j’ai forcément moins d’info quotidiennement de ma coop (je ne suis plus au CS). Je peux donc prendre conscience de ce qui arrive au sociétaire/utilisateur lambda de notre coop.
Le Directoire nous a sollicité explicitement d’au moins 3 manières pour nous impliquer dans la vie de la coop:

  • appel à proposition d’un nouveau logo
  • appel à utilisation des nouvelles affichettes (physiques) de publicité et autre « badges » (et mise en place d’un outil d’évaluation de leur utilisation).
  • appel à participation à la traduction d’Ouvaton dans le cadre du passage au bilinguisme (français - anglais) du site de la coop. (je remarque qu’un coop a d’ailleurs traduit les CGU et FAQ du forum ! Merci ! C’est chouette)

Ce sont des exemples qui permettent à des non spécialistes en informatique de s’impliquer. Car c’est une des difficultés: « on » peut avoir l’impression qu’il faut être hyper-balèze techniquement pour aider la coop, alors que ce n’est pas nécessaire. Même si il faut aussi des balèzes (ça aide).
Donc: les difficultés d’implication des sociétaires sont à mon sens en partie dû au fait qu’on a l’impression qu’on ne peut pas aider… « Faut qu’on » trouve donc plein d’idées d’aide diverses pour faire connaître la coop !

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Sinon, je suis très très content de pouvoir voter à cette AG pour des projets/orientations qui ne soient pas uniquement au niveau des obligations légales: pour les 1% du CA au développement des logiciels libres, ou pour un budget « promo » de la coop (logo) ! Ainsi que pour la validation de l’utilisation des réseaux sociaux « méchants » :smiley: jusqu’en 2025 : ça permettra d’être clairs là-dessus car je me souviens de discussions à ce sujet dans le groupe « projets ».

Bon, justement, je vais mettre un petit mot sur la liste de discussion du "groupe « projets ».
A bientôt pour l’AG !

Coopérativement,
Phil Cherp

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Hello,

L’AG se fera en ligne du coup cette année également ?

Gurvan.

Bonjour Gurvan !

Content de te lire.

Je suppose que ce sera en ligne. Sauf si tout plein de monde se pointe au Domaine de Faris à 21 heures samedi prochain… :smiley:
Je connais un peu, c’est assez grand, mais il faudra prévoir les lampes frontales si on se met dehors…

Bref, je suppose que l’AG sera en fait le 18 à 14h00 en ligne, même si ce n’est pas précisé, effectivement, dans la convocation…

A bientôt,
Phil Cherp

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Bonjour à toustes,

Après lecture des pièces fournies pour l’AG, je découvre le fonctionnement internet de la coopérative. Je remercie le Conseil de Surveillance et la Directoire pour leur travail et leur implication. La vie et la bonne santé doivent être prioritaires, prenez soins de vous et rien n’est suffisamment urgent pour faire toujours plus au risque de surmenage. Nous pouvons tout à fait comprendre et accepter de ne pas avoir des réponses rapides, surtout quand elle ne sont pas urgentes.

Concernant les horaires de l’AG, ce n’est pas très claire, j’ai cru que l’AG en ligne était à 21h le 11/06. Il est claire que je ne pourrai pas me déplacer de Brest pour l’AG. Par contre en distanciel, cela sera possible. Je pensais aussi voter en ligne en fonction des pièces fournies par l’AG.

A plus.

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Bonjour Gurvan
Dans les derniers échos (reçus dans ta boîte ou en ligne sur le site, page d’accueil en bas) c’est précisé : l’AG du 11/6 n’aura sans doute pas le quorum (comme c’est le cas depuis de très longues années), l’AG aura donc lieu le 18/6 en visio.

Aller à Faris n’est pas franchement pratique pour la majorité d’entre nous, surtout quand on regarde la carte de là où sont les coopérateurs … certes pour la majorité en France mais aussi partout …
Délocaliser l’AG les années suivantes me plairait bien d’ailleurs :wink: Polynésie Française, Guadeloupe, Martinique, Réunion, Nouvelle Calédonie … … mais aussi Australie, Brésil, Argentine, Hollande …
Blague à part, cette carte m’a fait plaisir à faire et elle sera mise à jour régulièrement
Je ne résiste d’ailleurs pas au plaisir de remettre le lien :slight_smile:
https://ouvaton.link/wrUhjE

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Bonjour @Tom_Reucher
Oui, en effet, ce sera le 18 en visio car comme je viens de l’écrire à Gurvan, l’AG est « normalement » le 11 mais le quorum n’est jamais atteint et se déplacer n’est facile pour personne.
AUssi comme depuis de nombreuses années la « vraie » AG se tient une semaine après soit le 18/6 à 14 heures et en visio depuis le (ou la) COVID.
POur le vote, toutes les pièces fournies sont en ligne sur https://ouvaton.coop/la-cooperative/assemblees-generales/ag-2022/

À bientôt pour l’AG , bon vote !

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Merci, c’est claire maintenant.

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Merci @PhilCherp de tous ces compliments !
Et « oui », il faut trouver un moyen d’animer des discussions entre sociétaires …
Peut être dans le futur nextcloud ? (qui tarde à arriver, on sait … manque de bras ou plutôt de « doigts » pour pianoter sur les claviers :wink: mais ça vient … )
Discussions à mettre en place donc, mais l’outil un fois choisi n’est pas le + compliqué. Après il s’agit … d’animer ! Et là, nous (le directoire) comptons sur les sociétaires parce que le temps n’est pas extensible et rappelons le : ouvaton, ce sont des bénévoles

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Merci au directoire, au conseil de surveillance et à l’équipe d’Octopuce pour tout le travail effectué.
Il y a 2 ans, Ouvaton n’allait pas très bien et je n’étais pas très optimiste… Aujourd’hui, même si l’équilibre est sans doute fragile, les soucis techniques sont largement sous contrôle et la situation financière plus stable. Vous pouvez être fiers de ces résultats.
Merci également pour les efforts en termes de communication, j’aime avoir des nouvelles de la coopérative.
Du coup, j’ai repris 4 parts sociales pour vous soutenir un peu plus et je continues à parler de la coopérative autant que possible. Bonne continuation

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Un grand merci @Stephan .

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AG 2022 : les votes sont en cours et en ligne

Bonjour à toutes et à tous.

Comme l’explique @MatthieuPatout dans son message tout en haut de ce fil de discussion, les votes à distance (en ligne) pour l’AG 2022 sont ouverts et en cours.

Le formulaire de vote en ligne de notre Assemblée Générale est disponible sur https://ag.ouvaton.coop

Un email a été envoyé qui donne les identifiants pour voter. Si vous n’avez pas reçu l’email avec vos identifiants de vote, regardez dans les spams ou dans le dossier des indésirables, vous devriez le trouver. Le premier email a été adressé le 27 mai, et une relance est partie aujourd’hui, 8 juin.

À bientôt, et un grand merci à vous toutes et tous de la part de toute la coopérative.

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L’AG se fera le 18/06 à 14h , et uniquement en visio

L’AG se déroulera en ligne et en direct:

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Sauf si environ 800 sociétaires sont présent·e·s ou représenté·e·s samedi 11 juin à 21h00 à Mazerolles-du-Razès, évidemment…
:stuck_out_tongue:
Phil Cherp

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@PhilCherp :rofl:

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Bonjour,
Nouvelle coopératrice, je découvre le fonctionnement de la coopérative et de l’AG (merci pour ces documents très détaillés !). La subtilité de la double AG m’avait échappé (ça m’apprendra à lire mes mails en diagonale), je comprends mieux avec les explications ci-dessus, merci.

Je reste un peu perdue sur la procédure de vote : doit-on voter avant l’AG et donc avant de pouvoir débattre/poser des questions sur les différents points ? (c’est très rhétorique, je ne suis pas du tout sûre de pouvoir être présente lors de l’AG du 18/06)

Dans ce cas j’aimerais quelques clarifications sur certaines résolutions, car pas du tout familière du langage et des concepts employés :

  • Résolution n°1 : « les capitaux propres ne sont pas reconstitués et restent inférieurs à la moitié du capital »
    À quels éléments du rapport comptable pouvons-nous le vérifier ?

  • Résolution n°2 : que signifie le compte « report à nouveau » et pourquoi son montant est-il négatif ? Quel est le rapport entre ce montant et la valeur de remboursement des parts ? Pourquoi ne peut-on pas rembourser les parts à leur valeur d’achat ?

Je précise que mes questions ne reflètent aucune défiance vis à vis du directoire et du conseil de surveillance, juste la volonté de comprendre avant de voter :slight_smile:

Et une autre question qui ne concerne pas le vote : comment faire pour recevoir les infos du groupe « projet » évoqué dans le rapport du conseil de surveillance ?
Une suggestion pour favoriser la participation : inscrire par défaut les nouveaux sociétaires à tous les espaces de discussion qui peuvent les concerner, en leur laissant la possibilité de se désabonner facilement. Ainsi les bonnes volontés potentielles sont directement impliquées.

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Bonjour,

Merci pour ces questions !
Vous pouvez voter jusqu’au jour de l’AG 15h. Ce qui laisse peu de temps pour débattre hors de ce forum !
Du coup il est préférable (mais pas obligatoire) de voter avant le début de l’AG samedi à 14h, et d’échanger ici concernant les résolutions.

Le report à nouveau est l’accumulation des résultats (positifs ou négatifs) d’Ouvaton depuis sa création.
Son montant négatif est actuellement supérieur à la moitié du capital d’Ouvaton, ce qui a fait l’objet d’une résolution en 2016 (https://ouvaton.coop/wp-content/uploads/2019/04/pv_ag_20160520.pdf) pour valider la poursuite d’activité malgré ces pertes accumulées. Il est primordial que le montant du report à nouveau ne dépasse pas le montant de notre capital, nous serions sinon dans une situation très délicate…
Nous devons multiplier les exercices bénéficiaires (nous venons d’en réaliser deux consécutifs) et/ou augmenter notre capital (via un appel à souscription comme en 2019 ou l’arrivée de nouvelles personnes sociétaires), pour réduire la part du report à nouveau comparé à notre capital, et retrouver une situation financière plus saine.

Le montant du report à nouveau est partie du calcul réalisé chaque année pour établir le montant de remboursement des parts sociales. Les sociétaires sont solidaires des pertes d’Ouvaton, alors le montant de remboursement est moindre que la valeur d’acquisition d’une part sociale, si Ouvaton accumule des pertes.

Les membres de l’équipe apporteront plus de précision si j’en manque. :slight_smile:

Enfin, nous pouvons abonner l’adresse mail (à nous indiquer via un message privé ou un ticket d’assistance) de votre choix à la liste Sympa du groupe Projets. Mais honnêtement ce groupe ne fonctionne plus depuis plusieurs mois maintenant (et par intermittence ces dernières années), et nous réfléchissons à ré-organiser les possibilités de participation différemment.

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AG 2022 : Attention, derniers jours pour voter !

Bonjour à toutes et à tous.

Les votes sont en cours et en ligne.

Vous pouvez voter dès maintenant, avant l’AG.

À ce jour, le taux de participation est très faible : moins de 10% des sociétaires ont voté. S’il vous plaît, si vous n’avez pas encore voté, faites un petit tours dans vos emails, et procédez à votre vote. Cela ne prend pas plus de 5 à 10mn.

En effet, comme l’explique @MatthieuPatout dans son message tout en haut de ce fil de discussion, les votes à distance (en ligne) pour l’AG 2022 sont ouverts et sont en cours.

Le formulaire de vote en ligne de notre Assemblée Générale est disponible sur https://ag.ouvaton.coop

Un email a été envoyé qui donne les identifiants pour voter. Si vous n’avez pas reçu l’email avec vos identifiants de vote, regardez dans les spams ou dans le dossier des indésirables, vous devriez le trouver. Le premier email a été adressé le 27 mai. Deux relances par mails ont été réalisées. Une dernière relance par mail sera envoyée ces prochaines heures.

À bientôt, et un grand merci à vous toutes et tous de la part de toute la coopérative.

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